Kaupparekisterilaki siirtyy digiaikaan – miten yritysten velvoitteet muuttuvat?

Vanha kaupparekisterilaki (129/1979) on ollut voimassa lähes puoli vuosisataa. Sillä välin maailma on siirtynyt paperilomakkeista verkkoon, joten myös lainsäädäntöä on syytä päivittää. Uusi, digiaikaan siirretty kaupparekisterilaki (564/2023) astuu voimaan 1.6.2023. Useiden velvoitteiden soveltamiselle on kuitenkin jätetty siirtymäaikaa.

Kaupparekisteri on julkinen rekisteri, joka sisältää Suomessa rekisteröityneiden yritysten perustiedot kuten yrityksen nimen, y-tunnuksen, osoitteen ja muut vastaavat tunnistetiedot. Lisäksi rekisteriin merkitään olennaiset tiedot yrityksen johdosta ja omistajista sekä tilintarkastajista. Rekisteritietoja käytetään muun muassa viranomaisvalvonnassa ja liiketoimintakumppanin luotettavuuden varmistamisessa. Kaupparekisteristä voidaan tarkistaa esimerkiksi, kenellä on yrityksen nimenkirjoitusoikeus.

Uusi laki ei muuta kaupparekisterin tarkoitusta, vaan lainsäädäntöä on päivitetty vastaamaan digitaalisen yhteiskunnan tarpeita.

Sähköinen asiointi pakolliseksi

Jatkossa yritykset velvoitetaan sähköiseen asiointiin kaupparekisteri-ilmoitusten, hakemusten, täydennysten ja lisäselvitysten tekemisessä. Myös tilinpäätökset ilmoitetaan sähköisesti. Asiointi edellyttää sähköistä tunnistautumista, mikä parantaa myös yritysturvallisuutta. Paperilomaketta käyttäviltä voidaankin edellyttää fyysistä tunnistautumista viranomaisen toimipisteissä.

Velvollisuus siirtyä sähköiseen asiointiin koskee kaikkia yrityksiä lukuun ottamatta yksityisiä elinkeinonharjoittajia, yhdistyksiä ja säätiöitä. Siirtymäaikaa sähköiselle asioinnille on annettu vuoteen 2026 asti.

Uusi tarkistamisvelvollisuus

Osakeyhtiöiden ja osuuskuntien täytyy jatkossa tarkistaa kaupparekisteriin merkityt tiedot vuosittain. Tietojen tarkistamisvelvollisuus koskee myös esimerkiksi ulkomaisia elinkeinonharjoittajia, joilla on sivuliike Suomessa. Tarkistus voidaan tehdä yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) kautta.

Yrityksillä on jo ennestään ollut velvollisuus ilmoittaa merkinnöissä tapahtuneista muutoksista viivytyksettä. Uusi vaatimus tarkistaa tietojen ajantasaisuus täydentää vaatimusta muutosilmoituksen tekemisestä.

Tarkastamatta jättämisestä voidaan määrätä laiminlyöntimaksu. Maksu voidaan määrätä esimerkiksi osoitetietojen tai hallitustietojen puuttumisesta tai virheellisyydestä sekä puutteellisesta tilinpäätöksestä ja auktorisoimattomasta tilintarkastajasta. Yrityksen on siis tarkistettava, että tiedot vastaavat muualla lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia.

Uusi vaatimus velvoittaa yrityksiä vuodesta 2026 alkaen. Laiminlyöntimaksu voidaan kuitenkin määrätä jo vuodesta 2025 alkaen.

Muutoksia myös muualle lainsäädäntöön

Kaupparekisterilain uudistukseen liittyviä ja yrityksiä koskevia muutoksia tehtiin myös yritys- ja yhteisötietolakiin (244/2001). Lisäksi annettiin uusi kaupparekisteriasetus (641/2023).

Yhtä aikaa uudistettavana on ollut myös vanha laki elinkeinon harjoittamisen oikeudesta (122/1919). Uusi elinkeinotoimintalaki (565/2023) tule voimaan 1.6.2023.

Yksityiskohtaiset tiedot lainsäädännön muutoksista ja yrityksille asetetuista vaatimuksista löydät Linnunmaa Lexin HR & Talous legal compliance -palvelusta.