Käyttöehdot

Käyttöehtojen tausta ja tarkoitus

Näissä ehdoissa ”Palvelu” tarkoittaa Palveluntarjoajan (Linnunmaa Lex Oy) Asiakkaalle tarjoamaa legal compliance -palvelua. Palvelu sisältää ajantasaisen lainsäädännön sekä siinä tapahtuneet muutokset Asiakkaan tilaamilta aihealueilta. Näissä ehdoissa ”Sovellus” tarkoittaa teknistä, selainpohjaista ohjelmaa, jolla hallinnoidaan ja ylläpidetään Palvelua. Näitä ehtoja sovelletaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole tehty muuta kirjallista sopimusta Linnunmaa Lexin palvelun käyttöön liittyen.

Palvelun sisältö

Palvelun sisältämä lainsäädäntö on koottu Palvelussa Asiakkaan lakikirjastoon. Palveluntarjoaja seuraa Asiakkaan lakikirjaston sisältämässä lainsäädännössä tapahtuvia muutoksia ja raportoi sekä päivittää muutokset asiakkaan sovellustietokantaan 30 päivän kuluessa muutossäädöksen antamisesta. Lakikirjaston sisältö määräytyy asiakkaan hyväksymän tarjouksen/tilausvahvistuksen mukaisesti tai asiakkaan muutoin valitsemien ja sovittujen aihealueiden mukaisesti. Kussakin tarjouksessa määriteltyjen lainsäädäntöalueiden ulkopuolelle jäävien lainsäädäntöalueiden seuraamisesta sovitaan erikseen. Mahdollinen laajennus hinnoitellaan erikseen ja mahdollinen vuosimaksun muutos voidaan hyväksyä esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon kautta.

Palveluntarjoaja ei vastaa palvelun sisältämien tietojen käytöstä tai tulkinnasta aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista, vaikka palvelun sisältämä tieto olisi virheellistä tai puutteellista. Vastuu lakikirjaston sisällöstä ja sen kattavuudesta on Asiakkaalla tämän hyväksyttyä Palveluntarjoajan kokoaman lakikirjaston ennen sovelluksen käyttöönottoa. Asiakas huolehtii, että Palveluntarjoajalla on käytettävissään ajantasainen tieto Asiakkaan toiminnasta siltä osin kuin sillä on vaikutusta lainsäädännön seurantaan.

Palveluntarjoaja ei vastaa Sovelluksen mahdollisista toimintakatkoista esimerkiksi huoltotöiden, teknisten vikojen tai muiden vastaavien syiden vuoksi, eikä asiakkaalla ole oikeutta saada hyvitystä mahdollisista katkoista. Palveluntarjoaja ei myöskään vastaa niistä Sovelluksen ongelmista, jotka johtuvat Asiakkaan järjestelmistä tai tietoliikenneyhteyksistä. Asiakas vastaa sellaisten laitteistojen, ohjelmistojen ja tietoliikenneyhteyksien hankinnasta, jotka vaaditaan Sovelluksen käyttämiseksi.

Palveluntarjoaja tarjoaa teknistä tuotetukea Asiakkaalle sähköpostitse arkisin klo 8-16 välisenä aikana. Asiakas voi toimittaa Palveluntarjoajalle teknisen tukipyynnön sähköpostitse.

Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet

Sovellus ja sen sisältämä Palvelu on tarkoitettu vain Asiakkaan omaan, sisäiseen käyttöön. Sovelluksen käyttöoikeutta ei saa jakaa, eikä samanaikaisesti käyttää muissa yrityksissä tai organisaatioissa, ellei asiasta ole erikseen sovittu Palveluntarjoajan kanssa. Sovelluksen käyttöoikeus ei oikeuta tekemään muutoksia Sovellukseen. Sovelluksen käyttöoikeutta ei saa myydä edelleen. Sovellusta käyttävien henkilöiden on oltava Asiakkaan henkilöstöä. Asiakas sitoutuu varmistamaan, että jokainen Sovelluksen käyttäjä säilyttää Sovelluksen käyttäjätunnukset ja salasanat turvallisessa ja kolmansilta osapuolilta suojatussa paikassa.

Kaikki omistus- ja tekijänoikeudet, lukuun ottamatta Asiakkaan Sovellukseen tallentamia liitetiedostomateriaaleja ja muita asiakastietoja, ovat Palveluntarjoajan omaisuutta. Sovellus on suojattu tekijänoikeuslaeilla ja kansainvälisillä tekijänoikeussopimuksilla sekä muilla immateriaalioikeudellisilla laeilla ja sopimuksilla.

Asiakas hyväksyy sen, että Palveluntarjoaja voi käyttää Asiakkaan nimeä markkinoinnissaan hyvän liiketavan mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

Henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan osalta noudatetaan, mitä Linnunmaa Lexin yleisten käyttöehtojen tietosuojaliitteessä sanotaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole muuta sovittu. Tietosuojaliite on näiden käyttöehtojen liitteenä.

Sovelluksen mahdolliset muutokset

Palveluntarjoajalla on oikeus muuttaa sekä päivittää Sovellusta sekä lakikirjaston sisältöä. Mikäli Palveluntarjoajan muutokset tai päivitykset edellyttävät muutoksia Asiakkaan laitteissa ja/tai ohjelmistoissa, Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle tällaisista vaatimuksista (esim. selaimen päivitykset) yhtä (1) kuukautta ennen vaadittavien muutosten käyttöönottoa. Asiakas vastaa kaikista Asiakkaan laitteistojen ja/tai ohjelmistojen muutoksiin liittyvistä kuluista.

Palveluntarjoajalla on oikeus hinnoitella merkittävien teknisten tai sisällöllisten muutosten tai päivitysten tai sovellusvuokrakäyttöoikeuksien laajennus Asiakkaalle erikseen.

Korvaukset ja maksuehdot

Sovelluksen maksu peritään etukäteen vuoden jaksoissa. Hinta määräytyy asiakkaan hyväksymän tarjouksen mukaisesti. Laskutusajankohta määräytyy Sovelluksen käyttöönottokuukauden mukaan. Käyttöönottokuukaudeksi katsotaan se kuukausi, jolloin Palveluntarjoaja on toimittanut Sovelluksen Asiakkaan käytettäväksi tai käyttöön otettavaksi.

Palveluntarjoaja korottaa Palveluun liittyvää ylläpidon vuosimaksua vuosittain 5 %. Uusi hinta astuvat voimaan seuraavan laskutus- tai maksukauden ensimmäisestä päivästä lukien.

Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Näihin käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset käyttöehtoja koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi 1-jäseniselle välimiesoikeudelle, joka asetetaan Keskuskauppakamarin välimiesmenettelyä koskevien sääntöjen mukaisesti.

Force majeure

Osapuolilla on oikeus ylivoimaisen esteen (force majeure) sattuessa rajoittaa toisilleen näiden käyttöehtojen mukaista palvelua. Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan sellainen tapahtuma, jota osapuolet eivät ole voineet estää kohtuullista huolellisuutta noudattaen ja joka tekee käyttöehtojen mukaisen suorituksen mahdottomaksi tai vaikeuttaa sitä olennaisesti tai tekee sen taloudellisesti tai muuten kohtuuttomaksi. Ylivoimaisia esteitä ovat sota, sisäiset levottomuudet, ilkivalta, sabotaasi, räjähdys, tulipalo, tulva, rajumyrsky tai muu poikkeuksellinen sääolosuhde, yleinen liikenteen keskeytyminen, lakko tai avainryhmän työnseisaus, työnantajajärjestön määräämä työsulku, viranomaisten toimenpide tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen syy.

Ylivoimaisen esteen ilmaantumisesta samoin kuin sen poistumisesta osapuolet ilmoittavat toisilleen viivytyksettä.

Voimassaolo, irtisanominen ja muutosten tekeminen

Näitä käyttöehtoja sovelletaan Sovelluksen käyttöönotosta lähtien. Sovelluksen käyttöoikeus on voimassa toistaiseksi, kolmen (3) kuukauden irtosanomisajalla. Irtisanominen on näin ollen tehtävä vastaavasti kolme (3) kuukautta ennen seuraavan laskutuskauden alkua. Osapuolella on myös oikeus purkaa käyttöoikeus päättymään välittömästi kirjallisella ilmoituksella, jos toinen Osapuoli olennaisesti rikkoo käyttöehtoja, eikä kahdenkymmenen (20) päivän kuluessa huolimatta kirjallisesta huomautuksesta korjaa rikkomustaan, jos rikkomus on korjattavissa.

Selvyyden vuoksi todetaan, että Palveluntarjoaja ei ole velvollinen palauttamaan mitään maksuja asiakkaalle käyttöoikeuden päättymisperusteesta ja irtisanomisesta riippumatta.

Käyttöehtoja voidaan muuttaa erikseen Palveluntarjoajan tekemällä ilmoituksella.

Tietosuoja

Henkilötietoja sisältävä henkilörekisteri

Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tällä henkilötietojen käsittelyä kuvaavalla selosteella haluamme varmistaa, että verkkosivuillamme vierailevat ja verkkosivujemme kautta mahdollisesti viestiä lähettäneet sekä asiakkaamme tietävät, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste.

Suosittelemme, että luet tämän lausunnon huolellisesti. Käsittelyssämme noudatamme tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, mikä tarkoittaa muun muassa sitä, että:

kerromme tässä tietosuojaselosteessa selvästi, mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja;
rajoittamme henkilötietojen keräämisen vain laillisiin tarkoituksiin tarvittaviin henkilötietoihin;
pyydämme nimenomaista suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn tapauksissa, jotka edellyttävät suostumustasi;
ryhdymme asianmukaisiin turvatoimiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja vaadimme tätä myös osapuolilta, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme;
kunnioitamme oikeuttasi päästä käsiksi henkilötietoihisi tai saada ne korjattua tai poistettua pyynnöstäsi.

Huomioithan, että saatamme ajoittain joutua päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Uusimman version löydät aina täältä verkkosivuiltamme.

Rekisterinpitäjä

Linnunmaa Lex Oy

y-tunnus: 2734590-6

Länsikatu 15, 80110 Joensuu

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Elli-Inkeri Mononen

toimitusjohtaja

+358 40 351 8983

elli-inkeri.mononen@linnunmaalex.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietorekisteriimme keräämme henkilötietoja eri henkilötietoryhmien osalta:

a) verkkosivuilla yhteystietonsa jättäneiden,

b) meihin sähköpostitse tai puhelimitse tai muilla keinoin yhteyttä ottaneiden,

c) ja asiakkaidemme osalta.

Verkkosivuillamme vierailevien on mahdollista jättää yhteydenottolomakkeen tai chatin kautta omat yhteystietonsa, jos he toivovat meidän ottavan yhteyttä palveluidemme osalta. Yhteydenottoa pyytäneiden yhteystietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin yhteydenoton tekemiseen. Yhteydenoton jälkeen yhteydenottoa pyytäneiden henkilötiedot poistetaan, ellei yhteydenottoa pyytänyt jää asiakkaaksemme, jolloin tallennamme hänen henkilötietonsa (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme jäljempänä kuvattua tarkoitusta varten.

Mikäli sivustomme mahdollistaa uutiskirjeen tilaamisen ja jos verkkosivuvierailija tai asiakas tilaa uutiskirjeen, antaa hän samalla suostumuksensa sille, että hänen yhteystietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) lisätään erilliseen uutiskirjeiden tilanneiden henkilötietorekisteriin, jota käytetään vain uutiskirjeen lähettämistarkoituksiin. Uutiskirjeiden postituslistalta ja samalla henkilötietorekisteristä on mahdollista poistua milloin tahansa joko käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle osoitteeseen elli-inkeri.mononen@linnunmaalex.fi.

Rekisterissämme olevien henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on verkkosivujemme kautta yhteystietonsa jättäneisiin yhteyden ottaminen ja palveleminen.

Asiakasrekisterimme sisältää henkilörekisterin, johon on koottu ja jossa käsitellään legal compliance -sovelluksen käyttäjien ja Linnunmaa Lex Oy:n asiakkaiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Linnunmaa Lex Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottaminen ja asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät toimenpiteet, kuten yhteydenpito, laskutus, tiedottaminen ja asiakaspalvelu. Henkilötietoja voidaan näin ollen käsitellä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi; asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi; tilastointiin; asiakasviestintään; mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, mikä tarkoittaa, että:

emme käsittele mitään edellä mainittujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi tarpeetonta henkilötietoa;
minimoimme käsittelemämme tietojen määrän ja poistamme tarpeettomat tiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä;
sinusta tallentamamme henkilötiedot ovat aina pyynnöstäsi tarkistettavissa, muokattavissa ja poistettavissa;
emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista syytä (esimerkiksi laskutusta ja kirjanpitoa varten);
käytämme teknisiä ja organisatorisia toimia varmistaaksemme henkilötietojen turvallisuuden, mm. luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä suojaamisen.

Asiakkaidemme ja yhteydenottoa pyytäneiden mahdollisten uusien asiakkaiden osalta henkilötiedot keräämme aina asiakkaalta itseltään. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua erilliseen suostumukseen. Näin on esimerkiksi silloin, kun uutiskirjeen tilaaja antaa suostumuksensa lisätä hänen tietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) uutiskirjeiden postituslistalle.

Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tai pyytää henkilötietojensa tarkistamista, muuttamista tai poistamista

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

– Nimi
– Ammatillinen asema työnantajayrityksessä tai -yhteisössä
– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, työnantajan postiosoite
– Käyttäjätunnus ja / tai muu yksilöivä tunniste
– Salasana
– Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella erikseen kerätyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa nettisivujemme kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön nojalla ylempänä kuvattuja laillisia tarkoituksia varten.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n järjestelmätoimittaja Ambientia Oy:lle sovelluksen kehittämiseksi sekä ylläpitämiseksi eli Linnunmaa Lex -sovelluksen käyttöoikeussopimusten ja/tai yleisten käyttöehtojen täytäntöön panemisen kannalta välttämättömissä tehtävissä. Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n talous- ja palkkahallintoa hoitaville Tilitoimisto Rantalaiselle sekä Leanardalle laskutus- ja sopimusasioiden hoitamiseksi.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli se on edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat asiakasrekisterin aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, johon asiattomien henkilöiden pääsy on estetty.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen säilytysajasta. Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterissä esimerkiksi

Linnunmaa Lex -palvelun käyttöoikeuden voimassaoloajan
Rekisteröidyn työsuhteen voimassaoloajan
Rekisteröidyn sellaisten työtehtävien voimassaoloajan, jotka edellyttävät Linnunmaa Lex -sovelluksen käyttöä
Muun rekisterinpitäjän vastuulla olevan lailliseen oikeusperusteeseen pohjautuvan säilytysajan verran

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla ja yhteystietonsa jättäneellä verkkosivukävijällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriimme on tallennettu. Lisäksi hänellä on oikeus tietää, miksi hänen tietojaan käsitellään, kenelle tietoja on luovutettu ja kuinka kauan häntä koskevia tietoja säilytetään.

Henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia häntä koskevien tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Mikäli haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi, lähetäthän rekisterinpitäjälle kirjallisen pyynnön osoitteeseen elli-inkeri.mononen@linnunmaalex.fi

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 566 6700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä Linnunmaa Lex -sovellusta käytettäessä

Rekisterinpitäjänä Linnunmaa Lex -sovelluksessa toimii kukin Linnunmaa Lex Oy:n asiakas, joka pitää yllä henkilörekisteriä oman yrityksensä Linnunmaa Lex -käyttäjistä.

Rekisterinpitäjänä muussa osassa Linnunmaa Lex Oy:n asiakasrekisteriä toimii Linnunmaa Lex Oy.

Henkilötietojen käsittelijänä Linnunmaa Lex -sovelluksessa toimii Linnunmaa Lex Oy, joka suorittaa henkilötietojen käsittelyä asiakkaidensa lukuun Linnunmaa Lex -sovelluksessa.

Henkilötietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet Linnunmaa Lex -sovellusta käytettäessä

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Käsittelijä varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; toteuttaa kaikki tietosuoja-asetuksen 32 artiklassa vaaditut käsittelyn turvallisuutta koskevat toimenpiteet; noudattaa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettuja toisen henkilötietojen käsittelijän käytön edellytyksiä; ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen auttaa rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat tietosuoja-asetuksen III luvussa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä; auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklassa säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja henkilötietojen käsittelijän saatavilla olevat tiedot; rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.

Henkilötietojen käsittelijän on välittömästi ilmoitettava rekisterinpitäjälle, jos hän katsoo, että ohjeistus rikkoo tietosuoja-asetusta tai muita unionin tai jäsenvaltion tietosuojasäännöksiä.

Rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet Linnunmaa Lex -sovellusta käytettäessä

Rekisterinpitäjä pitää yllä henkilötietorekisteriä voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti, huomioiden Linnunmaa Lex -sovelluksen käyttötarkoituksen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteet, sekä erityisesti noudattaa tietosuoja-asetuksen 24 artiklassa asetettuja rekisterinpitäjän vastuita koskevia säännöksiä.