Lain vaatima organisaation sisäinen ilmoituskanava – miten se pitäisi toteuttaa?

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) – tutummin ilmoittajansuojelulaki – velvoittaa kaikki säännöllisesti yli 50 työntekijää työllistävät elinkeinonharjoittajat perustamaan organisaation sisäisen ilmoituskanavan. Lain tarkoituksena on suojella lainvastaisuuksista, väärinkäytöksistä ja muista rikkomuksista ilmoittavia henkilöitä esimerkiksi työnantajan vastatoimilta.

Organisaation sisäisen ilmoituskanavan kautta organisaatioon työsuhteessa oleva henkilö voi ilmoittaa lainsäädännön vastaisesta toiminnasta ilmoittajansuojelulain soveltamisalalla. Laki velvoittaa kanavan tarjoamisen vain henkilöstölle, mutta ilmoittaminen voidaan yrityksen päätöksestä sallia myös muille henkilöille, jotka voivat havaita lainvastaista menettelyä hoitaessaan työtehtäviään. Tällöin ilmoittaja voi olla esimerkiksi alihankkijan palveluksessa tai saada tietonsa vaikkapa tavarantoimitustilanteessa, konsulttitehtävissä, työnhakutilanteessa tai työharjoittelussa.

Ilmoituksen voi tehdä esimerkiksi ympäristölainsäädäntöä koskevista rikkomuksista, elintarviketurvallisuudesta sekä henkilötietojen suojasta. Ilmoitusten ja ilmoittajansuojelun piiriin kuuluvat aihealueet on määritelty tarkemmin lain 2 §:ssä. Sisäisen ilmoituskanavan perustamisvelvollisuus (10 §) sen sijaan koskettaa yrityksiä niiden toimialasta riippumatta.

Toteutustapa jätettiin pitkälti yritysten harkintaan. Markkinoille on putkahtanut myös lukuisia valmisratkaisuja palveluntuottajien toimesta. Tämän kirjoituksen on tarkoitus auttaa lainsäädännön vaatimusten tunnistamisessa perustettaessa tai hankittaessa yrityksen sisäistä ilmoituskanavaa.

Millainen ilmoituskanava yrityksellä sitten tulisi olla?

Organisaatio voi päättää itse, missä muodossa ilmoituskanava toteutetaan. Sisäistä ilmoituskanavaa koskevat vähimmäisvaatimukset on kirjattu lain 15 §:ään. Mitään teknisiä erityisvaatimuksia ilmoituskanavalle ei ole. Riittää, että ilmoituksen voi tehdä kirjallisesti tai suullisesti. Toteutustavan sijasta lain vaatimukset keskittyvät valituista menettelyistä tiedottamiseen sekä ilmoituksen ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyyn.

Yksinkertaisimmillaan ilmoituksia voitaisiin siis jättää vaikkapa lukittuun palautelaatikkoon tai turvattuun sähköpostiin. Tämä ei kuitenkaan välttämättä ole ilmoitusten käsittelyn tai ilmoittamisen luottamuksellisuuden kannalta helpoin tai tarkoituksenmukaisin ratkaisu.

Lain 11 §:n mukaan sisäinen ilmoituskanava voidaan toteuttaa myös ostamalla palvelu ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Ilmoituskanavan järjestäminen voidaan tällöin ulkoistaa joko kokonaan tai vain tekniseltä toteutukseltaan. Palvelun hankkiminen ostopalveluna ei kuitenkaan poista organisaation vastuuta sille asetettujen velvollisuuksien toteutumisesta. Sopimusta solmittaessa onkin hyvä kiinnittää huomio esimerkiksi ilmoittamisen luottamuksellisuuteen, henkilötietojen suojaan sekä ilmoituksen käsittelystä vastaavien henkilöiden puolueettomuuteen ja riippumattomuuteen liittyviin seikkoihin.

Monella, erityisesti teollisuus- ja rakennusalan toimijalla, on jo käytössä oma sisäinen ilmoituskanava esimerkiksi työturvallisuudessa havaittujen puutteellisuuksien ja riskitilanteiden raportointia varten. Mitään lainsäädännöllisiä esteitä tällaisen kanavan mukauttamiselle ilmoittajansuojalainsäädännön vaatimuksia vastaavaksi ei ole. Sopimus- ja palveluteknisesti tilanne voi olla eri.

Kirjallinen vai suullinen – onko ilmoituksen tekotavalla merkitystä?

Lain mukaan sisäisessä ilmoituskanavassa on voitava ilmoittaa kirjallisesti tai suullisesti. Jos suullinen ilmoittaminen on mahdollista, se on voitava tehdä puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta ja ilmoittajan pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa. Suullinen ilmoitus edellyttää siis aina myös henkilökohtaisen tapaamisen järjestämistä, mikäli ilmoittaja sitä toivoo. Yritys voi kuitenkin päättää. että se vastaanottaa vain kirjallisia ilmoituksia.

Saapuneesta ilmoituksesta on toimitettava aina myös vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Vastaanottoilmoitus voi olla sähköisestä järjestelmästä lähetettävä automaattiviesti. Lisäksi ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuus on kyettävä turvaamaan ilmoitustavasta riippumatta. Myös nimettömiä ilmoituksia on mahdollisuus ottaa vastaan, jos niin päätetään. Nimettömien ilmoitusten perusteella ei tarvitse toimittaa vastaanottoilmoitusta tai antaa tiedoksi toimenpiteitä, joihin ilmoitus on johtanut.

Ilmoituksen tekotavoista päätettäessä on tietosuoja-asioiden lisäksi hyvä pohtia myös ilmoittajien yhdenvertaisuutta ja ilmoituskanavan esteettömyyttä ja saavutettavuutta.