4 ohjetta yhdenvertaiseen ja lainmukaiseen rekrytointiin

1. Valitse sanasi 

Onnistunut ja yhdenvertainen rekrytointi lähtee liikkeelle huolella laaditusta hakuilmoituksesta. Sen sisällössä ja sanamuodoissa kannattaa kiinnittää erityistä huomioita valintaperusteisiin, joilla on tosiasiallisesti merkitystä rekrytointitilanteessa. 

Hakijalta ei saa ilmoituksessakaan vaatia sellaisia henkilöön liittyviä ominaisuuksia, jotka eivät vaikuta työn tekemiseen. Ilman hyväksyttävää syytä hakijalta ei voi edellyttää esimerkiksi täydellistä suomen kielen taitoa tai nuorta ikää.

Yhdenvertaisuuslain 3 luvun 8 §:ssä luetellaan kielletyt valintaperusteet. Sen mukaan ketään ei saa syrjiä iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella.

Kielletty on myös sukupuoleen perustuva valintaperuste, ilman työtehtävään liittyvää painavaa syytä. Tasa-arvolain 7 § kieltää syrjinnän sukupuolen perusteella. Lain 8 §:n mukaan rekrytoinnissa syrjintänä pidetään sitä, jos työnantaja syrjäyttää, ilman hyväksyttävää syytä, ansioituneemman henkilön toisella, toista sukupuolta olevalla henkilöllä. Niin ikään syrjintää on se, jos henkilö joutuu raskauden, synnytyksen tai muun sukupuoleen liittyvän syyn perusteella rekrytointitilanteessa epäedulliseen asemaan.

2. Kutsu ansioituneimmat

Syrjinnän kriteerit voivat täyttyä haastatteluun kutsuttaessa, jos joku hakijoista jätetään kutsumatta yllä mainittuihin kiellettyihin perusteisiin nojaten, esimerkiksi oletetun sukupuolen, alkuperän tai kansalaisuuden perusteella.

Haastateltaviksi on edelläkin mainituista syistä hyvä kutsua parhaiten ennalta ilmoitettuja valintakriteerejä vastaavat, ja ansioituneimmat hakijat.

Valtion tai kunnan virkaan tulee aina valita ansioitunein hakija, mutta työsuhteen osalta yksityisellä työnantajalla on suurempi vapaus valita itselleen mieluisin hakija, jonka ei välttämättä täydy olla ansioitunein, kun valinta muutoin täyttää syrjimättömyyden kriteerit. Epäily syrjinnästä voi kuitenkin syntyä, jos rekrytoija ei noudata ilmoittamiaan kriteerejä haastatteluun kutsuessaan ja tehtävään valitessaan.

Kutsuttaessa on kiinnitettävä huomiota myös sukupuolisen tasa-arvon toteutumiseen. Kun hakijoina on sekä naisia että miehiä, työnantajan on tehtävä ansiovertailu. Tasa-arvolain 8 §:n mukaan työnantajalla on pyynnöstä velvollisuus antaa selvitys menettelystään. Selvityksestä tulee käydä ilmi työnantajan noudattamat valintaperusteet, valituksi tulleen koulutus, työ- ja muu kokemus sekä muut valintaan vaikuttaneet selvästi osoitettavissa olevat ansiot ja seikat. Keskeinen merkitys on työnantajan aiemmin ilmoitusvaiheessa vahvistamilla valintaperusteilla.

3. Mieti mitä kysyt

Haastattelijan on hyvä valmistautua haastattelutilanteeseen huolella. On tärkeää tiedostaa ennalta ja käydä läpi ne kysymykset, joita haastateltavalta voi kysyä, ja ne, jotka ovat lain mukaan kiellettyjen listalla. On hyvä huomata myös, että syrjintää koskeva sääntely ja oikeuskäytäntö on sikäli tiukkaa, että vaikka aikeenasi ei olisi syrjiä, voidaan esittämäsi kysymykset ja sanomiset myöhemmin katsoa syrjinnäksi. Syrjinnän toteaminen ei edellytä työnantajan tahallisuutta tai tuottamusta.

Sallittuihin kysymyksiin vaikuttaa myös tietosuojasääntely ja erityisesti työelämän tietosuojalaki (759/2004), jonka 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Edellä mainitusta ei saa lain mukaan poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Älä kysy haastateltavalta hänen parisuhdetilanteestaan tai siviilisäädystään, uskonnostaan, perhehuoltovelvollisuuksistaan, lapsistaan, sairauksistaan, poliittisesta vakaumuksestaan tai hänen perheensä yritystaustasta. 

On kuitenkin loputtomasti hyviä kysymyksiä, jotka ovat täysin sallittuja ja perusteltuja haastattelussa. Sellaiset voivat liittyä esimerkiksi työnhakijan motivaatioon, työelämätaitoihin ja luonteenpiirteisiin. Ne kannattaa suunnitella huolella ennakkoon. 

Haastattelun lisäksi työnantaja voi käyttää soveltuvuusarvioinnissa erilaisia tehtäviä, testejä ja simulaatioita. Myös niiden sisältöjen on täytettävä syrjimättömyyden kriteerit.

4. Perustele valintasi

Laki ei sinänsä rajoita työnantajan oikeutta valita työtehtävään parhaaksi katsomansa henkilö. Valintaan vaikuttavat seikat on kuitenkin pystyttävä perustelemaan. Haastattelujen jälkeen, valintaa tehdessäsi, muista rekryilmoituksessa mainitsemasi valintaperusteet ja tee ensisijaisesti valinta niiden perusteella. Vertaile työnhakijan ansioita suhteessa ilmoittamiisi perusteisiin sekä tuleviin työtehtäviin.

Jos et noudata valinnassa ennalta ilmoittamiasi valintaperusteita tai valitse ansioituneinta hakijaa, on sinulla työnantajana oltava hyväksyttävä ja painava, työtehtäviä koskeviin vaatimuksiin perustuva syy valinnalle. Erilainen kohtelu henkilöön perustuen on oikeutettua ainoastaan silloin, jos sen perusteena ovat työtehtäviä koskevat todelliset vaatimukset.

Työnantajalla ei ole suoraan lakiin perustuvaa velvollisuutta oma-aloitteisesti perustella hakijoille sitä, miksi he eivät ole tulleet valituksi tai millä perusteella valinta on tehty. Pyydettäessä työnantajan on kuitenkin annettava kirjallinen selvitys perusteista. Lisäksi työnhakijoiden informoiminen kuuluu hyvään rekrytointitapaan ja edistää työnantajan positiivista kuvaa. 

Kun valintaperusteet on selkeästi ilmaistu ja rekrytoinnin eri vaiheet hyvin dokumentoitu, prosessi kestää myös kriittisen tarkastelun ja selvityksiä on kysyttäessä helppo antaa.

Muistathan, että syrjimättömyyden vaatimus jatkuu työsopimuksen laatimisessa, työehtojen sopimisessa ja varsinaisessa työssä. Työnantajalla on yhdenvertaisuuslain 7 §:n mukaan aktiivisesti edistettävä yhdenvertaisuuden toteutumista työssä. Jos palveluksessa on yli 30 työntekijää, on työnantajalla oltava myös yhdenvertaisuussuunnitelma.

Työskenteletkö henkilöstöhallinnossa tai toteutatko työssäsi rekrytointeja? Linnunmaa Lexin talous- ja henkilöstöhallinnon lakiseurantapalvelu sisältää kaikki keskeiset työsuhteisiin ja rekrytointiin vaikuttavat säännökset helposti ymmärrettävässä muodossa. Palveluun sisältyvät lakiasiantuntijoidemme kommentit sekä jatkuva chat-tuki auttavat säännösten tulkinnassa. 
Tutustu palveluun tästä.

Lue lisää
Työsuojeluhallinto 4/2019: Yhdenvertaisuuden edistäminen työpaikoilla – ohjeita työnantajille