Tulorekisteri tuottaa nyt lisätyötä ja tulevaisuudessa kustannussäästöjä
Tulorekisteri eli tulotietojen sähköinen tietokanta on ollut palkanmaksajien ja tiettyjen viranomaisten käytössä vuoden 2019 alusta alkaen. Rekisterin käyttöönotto kaikkien etuuksien osalta viivästynee parhaillaan valmisteilla olevien lakimuutosten myötä vuoteen 2021. Rekisterin lupaamat helpotukset palkanlaskijan työhön ovat näkyvillä, mutta vaativat monien valuvikojen korjausta.
Mikään suuri uudistus ei tapahdu ongelmitta ja näin on myös Tulorekisterin kohdalla. Vuoteen 2019 onkin suhtauduttu rekisterin käyttöönoton ja käytössä ilmenevien korjaustarpeiden siirtymävuotena. Siirtymäajan jälkeen uudistus kuitenkin lupaa entistä parempaa tiedonkulkua, sujuvuutta ja kustannussäästöä tulotietojen käsittelyyn kaikille osapuolille palkanmaksajasta viranomaisiin ja palkansaajiin.
Valtiovarainministeriössä valmisteilla lakimuutoksia lisäysten vaiheistamiseksi
Palkkatietojen ilmoittajien ohella Tulorekisteriä ovat käyttäneet vuoden 2019 alusta lähtien Verohallinto, KELA, Työllisyysrahasto, Eläketurvakeskus (ETK) sekä työeläkelaitokset. Vuoden 2020 alussa käyttäjien määrä kasvaa suunnitellusti entisestään, kun mukaan tulevat kaikki tulorekisterilaissa ilmoitetut tulorekisteritiedon käyttäjät. Uusia organisaatiokäyttäjiä on noin 400 ja niihin kuuluvat muiden muassa kunnat ja osa kuntayhtymistä, vahinkovakuutusyhtiöt, työttömyyskassat, työsuojeluviranomainen, Työllisyysrahasto, Tilastokeskus, Tapaturmavakuutuskeskus ja Potilasvakuutuskeskus.
Valtiovarainministeriö valmistelee parhaillaan lakimuutoksia, jotka lykkäisivät eläkkeiden ja etuuksien ottamista mukaan Tulorekisteriin vuoteen 2021. Alun perin eläkkeet ja etuudet oli tarkoitus ottaa osaksi rekisteriä jo vuonna 2020. Myös ulosotto tulisi tulorekisteritiedon käyttäjäksi vuonna 2021. Lakimuutoksilla ja käyttäjälisäysten vaiheistamisella pyritään valtiovarainministeriön hankepäällikkö Arto Leinosen mukaan varmistamaan muutoksen sujuvuus ja työnantajille suunnatun neuvonnan ajallinen riittävyys.
Luvassa kustannussäästöä ja tehoa sähköiseen palkanlaskentaan
Tulorekisteri on siirtymävaiheesta huolimatta koskenut tulotietojärjestelmälain (88/2018) mukaisesti vuoden 2019 alusta lähtien kaikkia palkanmaksajia ja kaikkia palkkasuorituksia ilman euromääräisiä alarajoja, siis myös lyhytaikaisia työsuhteita, kuten kesätöitä ja alaikäisille työntekijöille maksettavia palkkoja. Tulotiedot on ilmoitettava rekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Sellaisinakin palkkakausina, jolloin työntekijälle ei makseta palkkaa, on rekisteriin ilmoitettava ”Ei palkanmaksua” -tieto. Poikkeuksen ilmoittamiselle muodostavat esimerkiksi työnantajan tositteen perusteella maksamat matka- ja majoituskustannukset sekä yritystulot. Tulorekisteriin ilmoitettaviin tietoihin liittyvistä määräajoista ja rekisteriin tallennettavista tiedoista määrätään lain ohella Verohallinnon ja Tulorekisteriyksikön päätöksillä.
Tulorekisterin keskeisin yrityksille ja tilitoimistoille tuleva hyöty syntynee jatkossa ajankäyttöön liittyvästä kustannussäästöstä, joka on toimintojen automatisoinnin ja keskitetyn ilmoittamisen ansiota. Automatisoinnin sujuvuus riippuu yrityksellä tai tilitoimistolla käytettävissä olevasta sähköisestä palkkajärjestelmästä ja sen teknisestä rajapinnasta rekisteriin. Sellaiset toimijat, kuten pien- ja mikroyritykset, yhdistykset ja kotitaloudet, joilla ei ole omaa palkkajärjestelmää tai tilitoimiston järjestelmiä, voivat hyödyntää tulorekisteri-ilmoituksissa maksutonta palkka.fi-järjestelmää, joka lähettää tiedot suoraan rekisteriin. Tulorekisteriä ylläpitävän Tulorekisteriyksikön tietojen mukaan teknisen rajapinnan kautta tapahtuva ilmoittaminen on alkuvuonna 2019 muodostanut tavoitellusti valtaosan rekisteri-ilmoituksista, 86 %.
Vaikka sähköinen toimintatapa lähtökohtaisesti säästää aikaa ja on koko rekisteriuudistuksen taustalla, on palkanlaskijalla edelleen periaatteessa valittavissa myös manuaalinen ja paperinen ilmoitusvaihtoehto. Ilman sähköistä järjestelmää toimivilla palkanlaskijoilla uudistus tuottanee enemmän työtä. Manuaalisesti täytettävällä pdf-lomakkeella tai verkkolomakkeella tietoja on alkuvuonna 2019 ilmoitettu vain noin 14 % ja paperilomakkeella 0,01 % tapauksista.
Rekisterin ongelmat näkyvät vielä tilitoimistoarjessa
Tulorekisterin käyttöönotossa ilmenneet tekniset ja rekisterin ominaisuuksiin liittyvät ongelmat ovat heijastuneet muun muassa palkanlaskennan viiveissä. Esimerkiksi Taloushallintoliitto on aktiivisesti kommentoinut järjestelmän puutteita ja hakenut niihin ratkaisuja yhdessä Verohallinnon kanssa.
Taloushallintoliiton mukaan haasteellisimpia asioita ovat (1) olennaisuusrajojen puute palkkatietoilmoituksiin liittyen, (2) palkkaennakoiden ennakkoperintälakiin (1118/1996) ja -asetukseen (1124/1996) perustuva ilmoitusvelvollisuus viiden päivän kuluessa maksupäivästä, mikä poikkeaa aiemmasta ilmoitustavasta, (3) selkeästi virheelliset tai puuttuvat toiminnallisuudet, kuten aiheettomat muistutuskirjeet ja puutteet korjaustietojen välittymisestä sosiaalivakuuttajille sekä (4) rekisterin tekniset haasteet, jotka ovat liittyneet muun muassa kirjautumiseen, ilmoitusten päivittymiseen ja järjestelmän suorituskykyyn.
Taloushallintoliitto onkin uutisoinut maaliskuussa 2019 seuraavasti:
”Näkemyksemme on, että tällä hetkellä kellään ei ole kirkasta tilannekuvaa tulorekisterin virheiden syistä ja niiden laajuudesta. Koemme velvollisuudeksemme tiedottaa asioista tästä huolimatta ja puutteellisenkin tiedon varassa. Uskomme, että näitä asioita murehditaan nyt yksin monissa pk-yrityksissä ja tilitoimistoissa.”
Palkkasuoritusten maksajat voivat raportoida rekisterijärjestelmän virheistä Tulorekisterin havaintolomakkeella tai kysyä apua rekisterin chat- ja puhelinpalvelusta.
Lisätietoja
Tulorekisteri
Tulorekisterin havaintolomake teknisten häiriöiden ilmoittamiseen
Valtiovarainministeriön tiedote Tulorekisterin lisäysten vaiheistamisesta (28.5.2019)
