Tietosuojaseloste

Henkilötietoja sisältävä henkilörekisteri
Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tällä henkilötietojen käsittelyä kuvaavalla selosteella haluamme varmistaa, että verkkosivuillamme vierailevat ja verkkosivujemme kautta mahdollisesti viestiä lähettäneet sekä asiakkaamme tietävät, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Jos haluat hakea meille töihin, luethan erillisen rekrytointeihin sovellettavan tietojenkäsittelyselosteemme täältä .

Suosittelemme, että luet tämän lausunnon huolellisesti. Käsittelyssämme noudatamme tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, mikä tarkoittaa muun muassa sitä, että:

kerromme tässä tietosuojaselosteessa selvästi, mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja;
rajoittamme henkilötietojen keräämisen vain laillisiin tarkoituksiin tarvittaviin henkilötietoihin;
pyydämme nimenomaista suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn tapauksissa, jotka edellyttävät suostumustasi;
ryhdymme asianmukaisiin turvatoimiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja vaadimme tätä myös osapuolilta, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme;
kunnioitamme oikeuttasi päästä käsiksi henkilötietoihisi tai saada ne korjattua tai poistettua pyynnöstäsi.

Huomioithan, että saatamme ajoittain joutua päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Uusimman version löydät aina täältä verkkosivuiltamme.

Rekisterinpitäjä

Linnunmaa Lex Oy
y-tunnus: 2734590-6
Länsikatu 15, 80110 Joensuu
+358 40 351 8983

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Elli-Inkeri Mononen
toimitusjohtaja
+358 40 351 8983
elli-inkeri.mononen@linnunmaalex.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietorekisteriimme keräämme henkilötietoja eri henkilötietoryhmien osalta:

verkkosivuilla yhteystietonsa jättäneiden,
meihin sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä ottaneiden,
ja asiakkaidemme osalta.

Verkkosivuillamme vierailevien on mahdollista jättää yhteydenottolomakkeen tai chatin kautta omat yhteystietonsa, jos he toivovat meidän ottavan yhteyttä palveluidemme osalta. Yhteydenottoa pyytäneiden yhteystietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin yhteydenoton tekemiseen. Yhteydenoton jälkeen yhteydenottoa pyytäneiden henkilötiedot poistetaan, ellei yhteydenottoa pyytänyt jää asiakkaaksemme, jolloin tallennamme hänen henkilötietonsa (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme jäljempänä kuvattua tarkoitusta varten.

Mikäli sivustomme mahdollistaa uutiskirjeen tilaamisen ja jos verkkosivuvierailija tai asiakas tilaa uutiskirjeen, antaa hän samalla suostumuksensa sille, että hänen yhteystietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) lisätään erilliseen uutiskirjeiden tilanneiden henkilötietorekisteriin, jota käytetään vain uutiskirjeen lähettämistarkoituksiin. Uutiskirjeiden postituslistalta ja samalla henkilötietorekisteristä on mahdollista poistua milloin tahansa joko käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle osoitteeseen palvelu@linnunmaalex.fi

Rekisterissämme olevien henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on verkkosivujemme kautta yhteystietonsa jättäneisiin yhteyden ottaminen ja palveleminen.

Asiakasrekisterimme sisältää henkilörekisterin, johon on koottu ja jossa käsitellään legal compliance -sovelluksen käyttäjien ja Linnunmaa Lex Oy:n asiakkaiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Linnunmaa Lex Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottaminen ja asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät toimenpiteet, kuten yhteydenpito, laskutus, tiedottaminen ja asiakaspalvelu. Henkilötietoja voidaan näin ollen käsitellä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi; asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi; tilastointiin; asiakasviestintään; mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, mikä tarkoittaa, että:

emme käsittele mitään edellä mainittujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi tarpeetonta henkilötietoa;
minimoimme käsittelemämme tietojen määrän ja poistamme tarpeettomat tiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä;
sinusta tallentamamme henkilötiedot ovat aina pyynnöstäsi tarkistettavissa, muokattavissa ja poistettavissa;
emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista syytä (esimerkiksi laskutusta ja kirjanpitoa varten);
käytämme teknisiä ja organisatorisia toimia varmistaaksemme henkilötietojen turvallisuuden, mm. luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä suojaamisen.

Asiakkaidemme ja yhteydenottoa pyytäneiden mahdollisten uusien asiakkaiden osalta henkilötiedot keräämme aina asiakkaalta itseltään. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua erilliseen suostumukseen. Näin on esimerkiksi silloin, kun uutiskirjeen tilaaja antaa suostumuksensa lisätä hänen tietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) uutiskirjeiden postituslistalle.

Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tai pyytää henkilötietojensa tarkistamista, muuttamista tai poistamista

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

Nimi
Ammatillinen asema työnantajayrityksessä tai -yhteisössä
Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, työnantajan postiosoite
Käyttäjätunnus ja / tai muu yksilöivä tunniste
Salasana
Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella erikseen kerätyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa nettisivujemme kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön nojalla ylempänä kuvattuja laillisia tarkoituksia varten.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n järjestelmätoimittaja Ambientia Oy:lle sovelluksen kehittämiseksi sekä ylläpitämiseksi eli Linnunmaa Lex -sovelluksen käyttöoikeussopimusten ja/tai yleisten käyttöehtojen täytäntöön panemisen kannalta välttämättömissä tehtävissä. Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n taloushallintoa hoitaville Tilitoimisto Rantalaiselle sekä Leanardalle laskutus- ja sopimusasioiden hoitamiseksi.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli se on edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat asiakasrekisterin aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, johon asiattomien henkilöiden pääsy on estetty.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen säilytysajasta. Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterissä esimerkiksi

Linnunmaa Lex -palvelun käyttöoikeuden voimassaoloajan
Rekisteröidyn työsuhteen voimassaoloajan
Rekisteröidyn sellaisten työtehtävien voimassaoloajan, jotka edellyttävät Linnunmaa Lex -sovelluksen käyttöä
Muun rekisterinpitäjän vastuulla olevan lailliseen oikeusperusteeseen pohjautuvan säilytysajan verran

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla ja yhteystietonsa jättäneellä verkkosivukävijällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriimme on tallennettu. Lisäksi hänellä on oikeus tietää, miksi hänen tietojaan käsitellään, kenelle tietoja on luovutettu ja kuinka kauan häntä koskevia tietoja säilytetään. Henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia häntä koskevien tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Mikäli haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi, lähetäthän rekisterinpitäjälle kirjallisen pyynnön osoitteeseen palvelu@linnunmaalex.fi

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi