Henkilötietojen keräämistä työsuhteen aikana halutaan selkiyttää
Voimassa oleva sääntely edellyttää työntekijän suostumusta häntä koskevien henkilötietojen keräämiselle työsuhteen aikana. Suostumusedellytys on kuitenkin aiheuttanut epävarmuutta lain noudattamisessa sen hankaloittaessa työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämistä sekä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista. Lakia halutaan muuttaa, että työnantajien tarpeet ja työntekijöiden yksityisyyden suoja voitaisiin sovittaa paremmin yhteen.
Tavoitteena sääntelyn selkiyttäminen ja työnjohdollisten tarpeiden huomiointi
Työnantajan velvollisuus on huolehtia työntekijöiden tietosuojan toteutumisesta ja yksityisyyden säilymisestä läpi työsuhteen keston. Työelämän tietosuojalain (759/2004) 4 §:ssä edellytetään työntekijän suostumusta häntä koskevien henkilötietojen keräämiseen, jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään. Nyt lausuntokierroksella olevalla lakimuutoksella halutaan laajentaa työnantajan oikeutta kerätä työntekijän henkilötietoja ilman suostumusedellytystä työn johtamista, valvontaa ja lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista varten.
Lakia on tarpeen täsmentää sääntelyn selkeyttämiseksi ja tulkintaongelmien välttämiseksi. Voimassa olevan lain 4 §:n 1 momentista ei sen sanamuodon perusteella selvästi ilmene, ettei lakisääteisten velvoitteiden vuoksi tarpeellista henkilötietojen keräämistä ole ollut tarkoitus alistaa työntekijän suostumukselle.
Suostumusedellytys ei sovellu kaikkiin tilanteisiin
Työntekijöiden henkilötietoja tarvitaan varsin arkipäiväistäkin työn johtamista, suunnittelua, organisoimista ja valvontaa, kuten työaikakirjanpitoa ja työvuoroluetteloa varten. Henkilötietoja käsitellään myös kerättäessä työn tekemiseen liittyvää palautetta yhteistyökumppaneilta ja asiakkailta. Lisäksi työntekijöiden henkilötietoja kertyy esimerkiksi työajanseurantaan tai kulunvalvontaan tarkoitettujen järjestelmien kautta. Työnantajan tarpeet käsitellä tällä tavoin kertyviä työntekijöiden henkilötietoja liittyvät lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen.
Lain soveltaminen on herättänyt epävarmuutta, koska sanamuodon mukainen tulkinta ei vastaa työelämässä vakiintuneita, yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä. Pelkästään työn sujuvuutta ja hallinnollisia kustannuksia ajatellen, voidaan todeta, että suostumusta koskeva edellytys ei sovellu kaikkiin tilanteisiin.
Suostumusedellytys voi muodostua ongelmaksi myös yrityksen sisäisten ilmoituskanavien ja ns. whistleblowing -ilmiantojärjestelmien käytössä. Ilmoituskanaviin tulevat ilmoitukset voivat koskea yksittäisiä työntekijöitä ja heidän epäiltyjä rikkomuksiaan tai väärinkäytöksiään. Kyse voi siten olla työsuhteeseen liittyvästä henkilötietojen keräämisestä, joka edellyttää työntekijän suostumusta.
Muutos tasapainottaa työnantajan ja työntekijän välistä suhdetta
Muutos katsotaan perustelluksi myös työtekijän suojan näkökulmasta. Asemastaan johtuen työntekijällä ei katsota olevan tosiasiallista mahdollisuutta kieltää henkilötietojen keräämistä kaikissa tilanteissa. Lainmuutoksella oikeutus työntekijän henkilötietojen käsittelylle perustuisi entistä vahvemmin tapauskohtaisesti arvioitavalle tarpeellisuusvaatimukselle eikä jäisi työntekijän oletetun tai muodollisen suostumuksen varaan.
Suostumusedellytyksen poistaminen koskisi ainoastaan työsuhteen aikaista henkilötietojen keräämistä ja vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijän henkilötietoja. Keskeisenä toteuttamisvaihtoehtona on arvioitu suostumusedellytyksen poistamista laista kokonaan, jolloin myös rekrytointiprosessi vapautuisi suostumuksen vaatimukselta. Tätä ei pidetä kuitenkaan tarkoituksenmukaisena, vaikka suostumusta ei ole perusteltua edellyttää voimassa olevan lain sanamuodon mukaisessa laajuudessaan.
Muutosehdotukseen pyydetään lausuntoja 6.9.2021 mennessä.
Emmi Muhonen
Vastuullisuuspäällikkö
+358 44 491 5248
emmi.muhonen(at)linnunmaalex.fi
