Verkkolaskulaki antaa nyt yritykselle oikeuden vaatia sähköistä laskua

Huhtikuun alusta alkaen sovellettava verkkolaskulain säännös tuo yrityksille oikeuden saada laskunsa toiselta yritykseltä sähköisessä muodossa. Muutos vaikuttaa B2B-kaupan laskutukseen, mutta jättää kuluttajakaupan ulkopuolelleen. Mistä on kysymys?

Huhtikuun alusta alkaen verkkolaskulaki eli laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) tuo yrityksille uusia oikeuksia ja velvollisuuksia sähköiseen laskutukseen liittyen. Pyrkimyksenä on tehostaa taloushallintoa automatisaation keinoin.

Muilta osin jo vuosi sitten, 1.4.2019, voimaantulleen verkkolaskulain taustalla on verkkolaskudirektiivi (2014/55/EU), joka sähköistää erityisesti julkisten hankintojen laskutusta. Sen pyrkimyksenä on poistaa rajat ylittävän kaupan esteitä luomalla yhtenäinen eurooppalainen laskustandardi ja yhtenäistämällä laskutiedot EU:n alueella. 

Suomessa direktiivin vaatimukset täytäntöönpaneva verkkolaskulaki toi kuitenkin muutoksen paitsi hankintojen laskutukseen, nyt myös yritysten väliseen kauppaan. 

Ostajan vaatimus tekee sähköisestä laskusta pakollisen

Verkkolaskulain 4 §:n säännöstä sovelletaan 1. huhtikuuta 2020 alkaen. Sen mukaan hankintayksikön ohella myös elinkeinonharjoittajalla on jatkossa oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta elinkeinonharjoittajalta tai hankintayksiköltä sähköisessä muodossa. 

Säännös tarkoittaa käytännössä sitä, että yritysten välisessä ja yrityksen sekä hankintayksikön välisessä kaupassa ostajan vaatimus tekee sähköisestä laskutuksesta pakollisen myyjälle. Laki ei kuitenkaan kiellä yrityksiä vastaanottamasta ei-sähköisiä tai muussa kuin lain määrittelemässä sähköisessä muodossa lähetettyjä laskuja. 

Elinkeinonharjoittajan oikeutta koskeva säännös ei perustu EU-sääntelyyn, vaan kyse on direktiivistä riippumattomasta kansallisesta sääntelystä. Säännöksellä pyritään lain esitöiden mukaan vauhdittamaan sähköisten laskujen käyttöönottoa myös elinkeinoelämässä. Tavoitteena on edesauttaa siirtymistä eurooppalaisen laskustandardin mukaisiin laskuihin. 

Sähköpostiliite ei ole sähköinen lasku

Verkkolaskulain 2 §:ssä määritellään sähköinen lasku seuraavasti: 

”Tässä laissa tarkoitetaan:

1) sähköisellä laskulla laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia, jonka viitetiedot on julkaistu verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä jotakin verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistussa luettelossa olevaa syntaksia;”

Käsite perustuu osin verkkolaskudirektiivin 2 artiklaan. Sen mukaan sähköinen lasku on lasku, joka on siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa. Sähköistä laskua on mahdollista käsitellä automaattisesti ja sähköisesti. Lainmukainen sähköinen lasku on toimitettava sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia noudattaen.

Lain esitöissä tarkennetaan, että pelkästään ihmisen luettavissa olevat sähköiset laskumuodot eivät ole laissa tarkoitettuja sähköisiä laskuja. Siten esimerkiksi sähköpostilla lähetetyt liitetiedostot, kuten pdf-, jpg-, tif- tai xml-tiedostot eivät täytä lain määritelmää sähköisestä laskusta. 

Laskunantovelvollisuudesta säädetään erikseen muun muassa arvonlisäverolain (1501/1993) 209 b §:ssä. Lähtökohtaisesti osapuolten tulee sopia laskun muotovaatimuksista kirjallisessa sopimuksessa tai muutoin. Lisäksi on suositeltavaa sopia mahdollisista toimintatavoista ja seuraamuksista, mikäli lähetetty lasku ei noudata sovittua muotoa. 

Yli 10 000 euron vuosiliikevaihto rajana

Verkkolaskulain mukainen elinkeinonharjoittaja tarkoittaa yritystä, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Lain 2 §:n 3 kohdassa määritelty käsite vastaa elinkeinotulon verottamisesta annetussa laissa (360/1968) määriteltyä ja arvonlisäverolaissa säädettyä vähäisen toiminnan arvoa. 

Verotusta varten elinkeinotoiminnan ja muun toiminnan välistä rajaa on arvioitu tapauskohtaisesti muun muassa sen mukaan, kuinka pienimuotoista ja satunnaista toiminta on. Lain esitöissä rajataan yleishyödyllinen yhdistys- ja harrastustoiminta lain tarkoittaman liike- ja ammattitoiminnan ulkopuolelle. 

Sääntely ei koske kuluttajalaskutusta tai muuta yksityisen luonnollisen henkilön laskutusta.

Verkkolaskulaki koskee kansalliset kynnysarvot ylittäviä hankintoja

Hankintoja koskevan sääntelyn osalta verkkolaskulaki tuli voimaan jo vuosi sitten, huhtikuussa 2019. Hankintojen osalta laki vastaa verkkolaskudirektiiviä ja panee täytäntöön sen vaatimukset. Kuitenkin myös hankintojen osalta kansallisella sääntelyllä on asetettu direktiiviä kovempia velvoitteita. 

Verkkolaskudirektiivi koskee vain niitä sähköisiä laskuja, jotka annetaan EU-kynnysarvot ylittävien hankinta- ja käyttöoikeussopimusten perusteella. Verkkolaskulain vastaava säännös koskee EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen ohella myös kansalliset kynnysarvot ylittävien, mutta EU-kynnysarvot alittavien, hankintojen hankinta- ja käyttöoikeussopimusten sähköisiä laskuja.

Kansalliset kynnysarvot määritellään hankintalain 25 §:ssä. Tavaroiden, palveluiden ja suunnittelukilpailuiden kansallinen kynnysarvo on 60 000 €. Vastaavien hankintojen EU-kynnysarvo on valtion yksiköissä 139 000 € ja muun muassa kunnissa 214 000 €. Rakennusurakoille, sosiaali- ja terveyspalveluille, käyttöoikeussopimuksille sekä muille erityisille palveluille on omat kynnysarvonsa, jotka ovat tavaroita ja palveluita koskevaa kynnysarvoa korkeampia. 

Verkkolaskulain 3 §:n säännös velvoittaa hankintayksikön ottamaan vastaan ja käsittelemään hankintalain (1397/2016), erityisalojen hankintalain (1398/2016) ja julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain (1531/2011) mukaisiin hankinta- tai käyttöoikeussopimuksiin perustuvia sähköisiä laskuja.