Tietosuojaliite

Tietosuoja Linnunmaa Lexissä

 

Linnunmaa Lexin yleiset käyttöehdot löydät täältä.

 

Henkilötietoja sisältävä henkilörekisteri

Linnunmaa Lex Oy:n asiakasrekisteri sisältää henkilörekisterin, johon on koottu ja jossa käsitellään lakiseurantasovelluksen käyttäjien sekä Linnunmaa Lex Oy:n asiakkaiden henkilötietoja sekä sellaisten asiakkaiden henkilötietoja, joihin kohdistetaan myynti- ja markkinointitoimenpiteitä. Tietoja on tallennettu Linnunmaa Lex Oy:n CRM-järjestelmään, Linnunmaa Lex -lakiseurantasovellukseen sekä Linnunmaa Lex Oy:n sähköpostiin.

 

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

  1. Rekisterinpitäjänä Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksessa toimii kukin Linnunmaa Lex Oy:n asiakas, joka pitää yllä henkilörekisteriä oman yrityksensä Linnunmaa Lex -käyttäjistä.

 

  1. Rekisterinpitäjänä muussa osassa Linnunmaa Lex Oy:n asiakasrekisteriä toimii Linnunmaa Lex Oy.

 

  1. Henkilötietojen käsittelijänä Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksessa toimii Linnunmaa Lex Oy, joka suorittaa henkilötietojen käsittelyä asiakkaidensa lukuun Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksessa.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Linnunmaa Lex Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottaminen.

Henkilötietoja voidaan näin ollen käsitellä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi; asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi; tilastointiin; asiakasviestintään; mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Linnunmaa Lex Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

 

Käsittelyn oikeusperuste

  1. Linnunmaa Lex Oy:n asiakas rekisterinpitäjänä: henkilötietojen käsittely on tarpeen, sillä rekisteröity käyttää Linnunmaa Lex -lakiseurantasovellusta omien työtehtäviensä hoitamiseksi.

 

  1. Linnunmaa Lex Oy henkilötietojen käsittelijänä: henkilötietojen käsittely on tarpeen Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöä ja ylläpitoa koskevien sopimusten täytäntöön panemiseksi.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

– Nimi

– Ammatillinen asema työnantajayrityksessä tai -yhteisössä

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, työnantajan postiosoite

– Käyttäjätunnus ja / tai muu yksilöivä tunniste

– Salasana

– Mahdolliset muut tarpeelliset tiedot, joita rekisteröidyltä pyydetään erikseen

 

Asiakasyhteyshenkilöitä kehotetaan syöttämään Linnunmaa Lex -lakiseurantasovellukseen vain tarvittavia, syöttökenttien tarkoituksen mukaisia tietoja.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

– Rekisteröidyltä itseltään

– Rekisteröidyn työnantajalta

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta saatavien tietojen mukaisesti soveltuvan lainsäädännön nojalla ylempänä kuvattuja laillisia tarkoituksia varten.
Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n IT-järjestelmätoimittajalle lakiseurantasovelluksen kehittämiseksi sekä ylläpitämiseksi eli Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöoikeussopimusten ja/tai yleisten käyttöehtojen täytäntöön panemisen kannalta välttämättömien tehtävien hoitamiseksi.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli se on edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä toteuttaa asianmukaiset suojatoimet ja huolehtii, että rekisteröityjen saatavilla on täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia ja tehokkaita oikeussuojakeinoja. Siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen 5 luvun säännöksiä.

 

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat asiakasrekisterin aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, johon asiattomien henkilöiden pääsy on estetty.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen säilytysajasta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterissä esimerkiksi

  • Linnunmaa Lex -lakiseurantapalvelun käyttöoikeuden voimassaoloajan
  • Rekisteröidyn työsuhteen voimassaoloajan
  • Rekisteröidyn sellaisten työtehtävien voimassaoloajan, jotka edellyttävät Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöä
  • Muun rekisterinpitäjän vastuulla olevan lailliseen oikeusperusteeseen pohjautuvan säilytysajan verran

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 15­ artiklan mukainen oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, 16 artiklan mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen, 17 artiklan mukainen oikeus tietojen poistamiseen sekä 18 artiklan mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

 

Henkilötietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Käsittelijä varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; toteuttaa kaikki tietosuoja-asetuksen 32 artiklassa vaaditut käsittelyn turvallisuutta koskevat toimenpiteet; noudattaa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettuja toisen henkilötietojen käsittelijän käytön edellytyksiä; ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen auttaa rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat tietosuoja-asetuksen III luvussa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä; auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklassa säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja henkilötietojen käsittelijän saatavilla olevat tiedot; rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.

Henkilötietojen käsittelijän on välittömästi ilmoitettava rekisterinpitäjälle, jos hän katsoo, että ohjeistus rikkoo tietosuoja-asetusta tai muita unionin tai jäsenvaltion tietosuojasäännöksiä.

 

Rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet

Rekisterinpitäjä pitää yllä henkilötietorekisteriä voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti, huomioiden Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttötarkoituksen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteet, sekä erityisesti noudattaa tietosuoja-asetuksen 24 artiklassa asetettuja rekisterinpitäjän vastuita koskevia säännöksiä.