Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen yleiset käyttöehdot

Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen yleiset käyttöehdot

1. Käyttöehtojen tausta ja tarkoitus

Näissä ehdoissa ”Palvelu” tarkoittaa Palveluntarjoajan (Linnunmaa Lex Oy) Asiakkaalle tarjoamaa lakiseurantapalvelua. Lakiseurantapalvelu sisältää ajantasaisen, Asiakkaan toimintaa koskevan lainsäädännön sekä siinä tapahtuneet muutokset. Näissä ehdoissa ”Sovellus” tarkoittaa teknistä, selainpohjaista ohjelmaa, jolla hallinnoidaan ja ylläpidetään Palvelua. Näitä ehtoja sovelletaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole tehty muuta kirjallista sopimusta Linnunmaa Lex -lakiseurantapalvelun käyttöön liittyen.

 

2. Palvelun sisältö

Palveluntarjoaja seuraa Asiakkaan lakikirjaston sisältämässä lainsäädännössä tapahtuvia muutoksia ja raportoi sekä päivittää muutokset asiakkaan sovellustietokantaan 30 päivän kuluessa muutossäädöksen antamisesta. Lakikirjaston sisältö määräytyy asiakkaan hyväksymän tarjouksen mukaisesti (näiden käyttöehtojen liitteenä). Tarjouksessa määriteltyjen lainsäädäntöalueiden ulkopuolelle jäävien lainsäädäntöalueiden seuraamisesta sovitaan erikseen. Mahdollinen laajennus hinnoitellaan erikseen ja mahdollinen vuosimaksun muutos voidaan hyväksyä esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon kautta.

Palveluntarjoaja ei vastaa palvelun sisältämien tietojen käytöstä tai tulkinnasta aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista. Vastuu lakikirjaston sisällöstä ja sen kattavuudesta on Asiakkaalla tämän hyväksyttyä Palveluntarjoajan kokoaman lakikirjaston ennen sovelluksen käyttöönottoa. Asiakas huolehtii, että Palveluntarjoajalla on käytettävissään ajantasainen tieto Asiakkaan toiminnasta siltä osin kuin sillä on vaikutusta lainsäädännön seurantaan.

Palveluntarjoaja ei vastaa Sovelluksen mahdollisista toimintakatkoista esimerkiksi huoltotöiden, teknisten vikojen tai muiden vastaavien syiden vuoksi, eikä asiakkaalla ole oikeutta saada hyvitystä mahdollisista katkoista. Palveluntarjoaja ei myöskään vastaa niistä Sovelluksen ongelmista, jotka johtuvat Asiakkaan järjestelmistä tai tietoliikenneyhteyksistä. Asiakas vastaa sellaisten laitteistojen, ohjelmistojen ja tietoliikenneyhteyksien hankinnasta, jotka vaaditaan Sovelluksen käyttämiseksi.

Palveluntarjoaja on velvollinen tarjoamaan teknistä tuotetukea Asiakkaalle sähköpostitse arkisin klo 8-16 välisenä aikana. Asiakas voi toimittaa Palveluntarjoajalle teknisen tukipyynnön sähköpostitse.

Asiakas hyväksyy sen, että Palveluntarjoaja voi käyttää Asiakkaan nimeä markkinoinnissaan hyvän liiketavan mukaisesti.

 

3. Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet

Asiakkaalle myönnetään oikeus käyttää Sovellusta rajoittamattomalla määrällä työasemia. Sovellus ja sen sisältämä Palvelu on tarkoitettu vain Asiakkaan omaan, sisäiseen käyttöön. Sovelluksen käyttöoikeutta ei saa jakaa, eikä samanaikaisesti käyttää muissa yrityksissä, ellei asiasta ole erikseen sovittu Palveluntarjoajan kanssa. Sovelluksen käyttöoikeus ei oikeuta tekemään muutoksia Sovellukseen. Sovelluksen käyttöoikeutta ei saa myydä edelleen. Sovellusta käyttävien henkilöiden on oltava Asiakkaan henkilöstöä. Asiakas sitoutuu varmistamaan, että jokainen Sovelluksen käyttäjä säilyttää Sovelluksen käyttäjätunnukset ja salasanat turvallisessa ja kolmansilta osapuolilta suojatussa paikassa.

Kaikki omistus- ja tekijänoikeudet, lukuun ottamatta Asiakkaan Sovellukseen tallentamat liitetiedostomateriaalit ja muut asiakastiedot, ovat Palveluntarjoajan omaisuutta. Sovellus on suojattu tekijänoikeuslaeilla ja kansainvälisillä tekijänoikeussopimuksilla sekä muilla immateriaalioikeudellisilla laeilla ja sopimuksilla.

 

4. Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

Henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan osalta noudatetaan, mitä Linnunmaa Lexin yleisten käyttöehtojen tietosuojaliitteessä sanotaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole muuta sovittu. Tietosuojaliite on näiden käyttöehtojen liitteenä.

 

5. Sovelluksen mahdolliset muutokset

Palveluntarjoajalla on oikeus muuttaa sekä päivittää Sovellusta. Mikäli Palveluntarjoajan muutokset tai päivitykset edellyttävät muutoksia Asiakkaan laitteissa ja/tai ohjelmistoissa, Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle tällaisista vaatimuksista (esim. selaimen päivitykset) yhtä (1) kuukautta ennen vaadittavien muutosten käyttöönottoa. Asiakas vastaa kaikista Asiakkaan laitteistojen ja/tai ohjelmistojen muutoksiin liittyvistä kuluista.

Palveluntarjoajalla on oikeus hinnoitella merkittävien muutosten tai päivitysten sovellusvuokrakäyttöoikeuksien laajennus Asiakkaalle erikseen.

 

6. Korvaukset ja maksuehdot

Sovelluksen vuosimaksu peritään etukäteen vuoden jaksoissa. Hinta määräytyy asiakkaan hyväksymän tarjouksen mukaisesti (näiden käyttöehtojen liitteenä). Laskutusajankohta määräytyy Sovelluksen käyttöönottokuukauden mukaan. Käyttöönottokuukaudeksi katsotaan se kuukausi, jolloin Palveluntarjoaja on toimittanut Sovelluksen Asiakkaan käytettäväksi.

Palveluntarjoaja voi korottaa Palveluun liittyvää ylläpidon vuosimaksua ilmoittamalla korotuksesta asiakkaalle kirjallisesti kolme kuukautta etukäteen. Uudet hinnat astuvat voimaan voimaantuloa seuraavan laskutus- tai maksukauden ensimmäisestä päivästä lukien.

 

7. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Näihin käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset käyttöehtoja koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi 1-jäseniselle välimiesoikeudelle, joka asetetaan Keskuskauppakamarin välimiesmenettelyä koskevien sääntöjen mukaisesti.

 

8. Force majeure

Osapuolilla on oikeus ylivoimaisen esteen (force majeure) sattuessa rajoittaa toisilleen näiden käyttöehtojen mukaista palvelua.  Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan sellainen tapahtuma, jota osapuolet eivät ole voineet estää kohtuullista huolellisuutta noudattaen ja joka tekee käyttöehtojen mukaisen suorituksen mahdottomaksi tai vaikeuttaa sitä olennaisesti tai tekee sen taloudellisesti tai muuten kohtuuttomaksi. Ylivoimaisia esteitä ovat sota, sisäiset levottomuudet, ilkivalta, sabotaasi, räjähdys, tulipalo, tulva, rajumyrsky tai muu poikkeuksellinen sääolosuhde, yleinen liikenteen keskeytyminen, lakko tai avainryhmän työnseisaus, työnantajajärjestön määräämä työsulku, viranomaisten toimenpide tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen syy.

Ylivoimaisen esteen ilmaantumisesta samoin kuin sen poistumisesta osapuolet ilmoittavat toisilleen viivytyksettä.

 

9. Voimassaolo, irtisanominen ja muutosten tekeminen

Näitä käyttöehtoja sovelletaan Sovelluksen käyttöönotosta lähtien. Sovelluksen käyttöoikeus on voimassa toistaiseksi, kolmen (3) kuukauden irtosanomisajalla. Osapuolella on myös oikeus purkaa käyttöoikeus päättymään välittömästi kirjallisella ilmoituksella, jos toinen Osapuoli olennaisesti rikkoo käyttöehtoja, eikä kahdenkymmenen (20) päivän kuluessa huolimatta kirjallisesta huomautuksesta korjaa rikkomustaan, jos rikkomus on korjattavissa.

Selvyyden vuoksi todetaan, että Palveluntarjoaja ei ole velvollinen palauttamaan mitään maksuja asiakkaalle käyttöoikeuden päättymisen jälkeen päättymisperusteesta ja irtisanomisesta riippumatta.

Käyttöehtoja voidaan muuttaa erikseen Asiakkaan ja Palveluntarjoajan keskinäisellä kirjallisella sopimuksella (esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihto).

 

TIETOSUOJALIITE

 

Henkilötietoja sisältävä henkilörekisteri

 

Linnunmaa Lex Oy:n asiakasrekisteri sisältää henkilörekisterin, johon on koottu ja jossa käsitellään lakiseurantasovelluksen käyttäjien ja Linnunmaa Lex Oy:n asiakkaiden henkilötietoja.

 

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

  1. Rekisterinpitäjänä Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksessa toimii kukin Linnunmaa Lex Oy:n asiakas, joka pitää yllä henkilörekisteriä oman yrityksensä Linnunmaa Lex -käyttäjistä.

 

  1. Rekisterinpitäjänä muussa osassa Linnunmaa Lex Oy:n asiakasrekisteriä toimii Linnunmaa Lex Oy.

 

  1. Henkilötietojen käsittelijänä Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksessa toimii Linnunmaa Lex Oy, joka suorittaa henkilötietojen käsittelyä asiakkaidensa lukuun Linnunmaa Lex
    -lakiseurantasovelluksessa.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Linnunmaa Lex Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottaminen.

Henkilötietoja voidaan näin ollen käsitellä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi; asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi; tilastointiin; asiakasviestintään; mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Linnunmaa Lex Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

 

Käsittelyn oikeusperuste

  1. Linnunmaa Lex Oy:n asiakas rekisterinpitäjänä: henkilötietojen käsittely on tarpeen, sillä rekisteröity käyttää Linnunmaa Lex -lakiseurantasovellusta omien työtehtäviensä hoitamiseksi ja siten työsopimuksensa täytäntöön panemiseksi.

 

  1. Linnunmaa Lex Oy henkilötietojen käsittelijänä: henkilötietojen käsittely on tarpeen Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöä ja ylläpitoa koskevien sopimusten täytäntöön panemiseksi.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

– Nimi

– Ammatillinen asema työnantajayrityksessä tai -yhteisössä

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, työnantajan postiosoite

– Käyttäjätunnus ja / tai muu yksilöivä tunniste

– Salasana

– Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella erikseen kerätyt tiedot

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

– Rekisteröidyltä itseltään

– Rekisteröidyn työnantajalta

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön nojalla ylempänä kuvattuja laillisia tarkoituksia varten.

 

Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Linnunmaa Lex Oy:n järjestelmätoimittaja Ambientia Oy:lle lakiseurantasovelluksen kehittämiseksi sekä ylläpitämiseksi eli Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöoikeussopimusten ja/tai yleisten käyttöehtojen täytäntöön panemisen kannalta välttämättömissä tehtävissä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakarekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli se on edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

 

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat asiakasrekisterin aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, johon asiattomien henkilöiden pääsy on estetty.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen säilytysajasta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterissä esimerkiksi

  • Linnunmaa Lex -lakiseurantapalvelun käyttöoikeuden voimassaoloajan
  • Rekisteröidyn työsuhteen voimassaoloajan
  • Rekisteröidyn sellaisten työtehtävien voimassaoloajan, jotka edellyttävät Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttöä
  • Muun rekisterinpitäjän vastuulla olevan lailliseen oikeusperusteeseen pohjautuvan säilytysajan verran

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 15­ artiklan mukainen oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, 16 artiklan mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen, 17 artiklan mukainen oikeus tietojen poistamiseen sekä 18 artiklan mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

 

Henkilötietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Käsittelijä varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; toteuttaa kaikki tietosuoja-asetuksen 32 artiklassa vaaditut käsittelyn turvallisuutta koskevat toimenpiteet; noudattaa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettuja toisen henkilötietojen käsittelijän käytön edellytyksiä; ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen auttaa rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat tietosuoja-asetuksen III luvussa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä; auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklassa säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja henkilötietojen käsittelijän saatavilla olevat tiedot; rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.

Henkilötietojen käsittelijän on välittömästi ilmoitettava rekisterinpitäjälle, jos hän katsoo, että ohjeistus rikkoo tietosuoja-asetusta tai muita unionin tai jäsenvaltion tietosuojasäännöksiä.

 

Rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet

Rekisterinpitäjä pitää yllä henkilötietorekisteriä voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti, huomioiden Linnunmaa Lex -lakiseurantasovelluksen käyttötarkoituksen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteet, sekä erityisesti noudattaa tietosuoja-asetuksen 24 artiklassa asetettuja rekisterinpitäjän vastuita koskevia säännöksiä.