Vaatimusten täyttämisen 1-2-3 – Miksi ISO, EMAS tai OHSAS?

Lainsäädäntö luo yritysten toiminnoille yhdenmukaiset ja pakottavat reunaehdot. Silti on yhä tavallisempaa, että lainsäädännön asettamien reunaehtojen lisäksi toimitaan myös erilaisten yhteisten toimintatapojen, kuten standardien ja erilaisten laatujärjestelmien asettamien vaatimusten mukaisesti. Siinä missä lainsäädännön seuraaminen on pakottavaa, standardien ja toimintajärjestelmien noudattaminen on kuitenkin vapaaehtoista. Tässä artikkelissa kerromme toimintajärjestelmien perusteista, niiden sertifioinnista sekä annamme vinkkejä standardimuutosten hallintaan.

Miksi me työskentelemme toimintajärjestelmien parissa?

Linnunmaa Lex on verkkoselaimella toimiva lakipalvelu, joka sopii täydellisesti osaksi ISO-järjestelmiä. Sen avulla yritykset pysyvät ajan tasalla omaa toimintaansa koskevasta lainsäädännöstä ja kaikista muutoksista. Palvelu räätälöidään kullekin yritykselle sopivaksi, jotta se sisältää kaiken olennaisen, mutta ei mitään ylimääräistä. Lex on erikoisjuristien tekemä ja ylläpitämä – olemme ylpeitä huippulaadukkaasta palvelustamme.

Palvelemme uusia asiakkaita ISO-standardien muutoksissa vuoden 2017 ajan tarjoamalla järjestelmää kampanjahintaan.

Tutustu lakiseurantaan: https://www.linnunmaalex.fi/lakiseuranta/etsimassa-lakipalvelua   

Tee tarjouspyyntö: https://www.linnunmaalex.fi/tarjouspyynto

Vaatimusten mukainen toiminta: standardien ja toimintajärjestelmien perusteet

Yleisimmin käytetyt toimintajärjestelmät ovat ISO 9001 -laatujärjestelmä, ISO 14 001 -ympäristöjärjestelmä, OHSAS-työturvallisuusjärjestelmä ja ISO 50 001 -energianhallintajärjestelmä. Myös EU:n asetukseen (EY) N:o 1221/2009 perustuva EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) on kaikille yrityksille ja organisaatioille tarkoitettu vapaaehtoinen ympäristöjärjestelmä. EMAS-järjestelmästä voit lukea lisää täältä. Lisätietoa eri toimintajärjestelmistä löydät SFS:n nettisivuilta.

ISO-sertifioituun toimintaan pätee sama periaate kuin yksittäisen tuotteen valmistukseen standardin mukaisesti – sen avulla voi helposti, luotettavasti ja riippumattomasti varmistaa toiminnan hyvän laadun. Kansainvälistyvä liiketoimintakenttä ja yhä kasvavassa määrin tilaajan vastuulla oleva selvitysvelvollisuus nostavat ympäristö- ja laatujärjestelmien arvoa entisestään. Puuttuvat sertifikaatit voivat jopa estää tarjouskilpailuun pääsyn, sillä monessa yrityksessä hankinnat ostetaan vain sertifioiduilta toimijoilta oman toimintaketjun laadun varmistamiseksi.

Sertifiointiprosessin vaiheet

Toiminnan sertifioinnin tarvetta omalla toimialalla kannattaa miettiä ajoissa, sillä itse sertifiointiprosessi on pitkä. Toimintajärjestelmän käyttöönotto lähtee liikkeelle oman toiminnan prosessien ja sidosryhmien määrittelemisestä. Kun prosessien ja sidosryhmien määrittely on valmis, on aika tunnistaa toimintaa koskeva lainsäädäntö ja sen asettamat reunaehdot, sidosryhmien laatuodotukset ja viranomaisvaatimukset. Viimeistään tässä vaiheessa on syytä käyttää apuna asiantuntijaa muun muassa yritystä koskevien lainsäädäntövaatimusten tunnistamisessa, sillä sertifiointiprosessiin käytetyt resurssit menevät hukkaan, jos sertifiointi epäonnistuu aukollisen valmistautumisen vuoksi.

Huolellisesti tehty pohjatyö on tärkeää toimintajärjestelmän käyttöönottovaiheessa, mutta sillä voidaan turvata sertifikaatin säilyminen myös jatkossa. Tarpeen mukaan viranomaisilta hankitut luvat, lainsäädännöllisten velvoitteiden selvittäminen, tarvittavien asiakirjojen laadinta sekä dokumentointi ovat sertifiointiprosessin perusta. Toimintajärjestelmän käyttöönotto ja ylläpito vaatii myös henkilöstön sitoutumisen. Sitoutuminen uusiin toimintatapoihin on helpompaa, kun toimintajärjestelmä on alusta asti tehty huolella ja eikä sen ylläpitoa koeta liian raskaana.

Toimintajärjestelmän ylläpito

Kun laatuvaatimukset on sisällytetty osaksi organisaation strategiaa, on niin johdon kuin henkilöstönkin tehtävä jatkuvaa työtä tavoitteisiin pääsemiseksi ja laatuvaatimusten ylläpitämiseksi. Esimerkiksi ympäristöjärjestelmän vaatimus ympäristönsuojelullisen tason jatkuvasta parantamisesta vaatii ympäristönäkökohtien tunnistamisen lopputuotteena tarjottavan tuotteen tai palvelun koko elinkaaren ajalta. Toimintajärjestelmien laatuvaatimusten täyttäminen on yrityksen johdon vastuulla.

Pelkkä näkökohtien tunnistaminen ja niihin pyrkiminen eivät riitä, vaan ympäristötavoitteet on myös saavutettava. Tämän vuoksi on tärkeää, että sekä johto että henkilöstö tietävät oman vastuunsa ja että koko organisaatio toimii yhteisten tavoitteiden mukaisesti. On myös hyvä muistaa, että yrityksen toiminnan kehittämisen myötä saatujen tulosten dokumentointi on olennainen osa standardien vaatimusten täyttämistä. Toimivat ja nykyaikaiset työkalut helpottavat ja luovat varmuutta kokonaisuuden hallintaan ja tulosten arviointiin.

Kun sertifioinnin lopuksi kaikki toimintajärjestelmän vaatimukset on täytetty, suorittaa kolmas osapuoli yrityksessä arvioinnin ja testauksen. Sertifikaatti voidaan myöntää järjestelmän vaatimukset täyttävälle yritykselle ja yritys voi jatkossa käyttää sitä esimerkiksi nettisivuillaan tai mainoksissaan. Sertifikaattia käyttäen yritys voi viestiä muille laadukkaasta ja vastuullisesta liiketoiminnan johtamisesta.

Lue lisää standardeista ja sertifioinnista SFS-käsikirja 1.

Päivitykset ISO 14 001 ja ISO 9001 -standardeihin tuovat muutoksia myös vaatimuksiin

ISO 14 001 ja ISO 9001 -standardeista julkaistiin päivitetyt versiot vuonna 2015. Molempia johtamisjärjestelmiä on uudistettu niin, että niiden yhteneväisen rakenteen vuoksi ISO-standardien mukaisista järjestelmistä on helpompi muodostaa yksi organisaation toimintajärjestelmä. Uudistuksen seurauksena organisaatioiden on päivitettävä sertifioidut järjestelmänsä kolmen vuoden sisällä uuden version julkaisusta. Parhaillaan hyvin monessa organisaatiossa pohditaankin, mitä päivitetyn standardin muutokset tarkoittavat ja kuinka ne kannattaisi käytännössä toteuttaa.

Päivitetyssä ISO 14 001 -standardissa annetut uudet vaatimukset vaativat paneutumista, sillä vuosia sitten laadittu toimintakäsikirja ei välttämättä riitä enää vastaamaan päivityksessä asetettuja vaatimuksia. Eräs keskeisimmistä muutoksista koskee vaatimusten täyttymisen arviointia ja sen dokumentointia. Muita muutoksia ovat mm. seuraavat:

– Ympäristöasiat tulee huomioida organisaatiossa kokonaisvaltaisemmin.

– Ylimmän johdon roolia painotetaan ja ympäristöasioihin liittyvien sidosryhmien tarpeet on tunnistettava ja huomioitava.

– Ympäristönsuojelun tasoa on pyrittävä parantamaan jatkuvasti, esimerkiksi ilmastovaikutuksia ja jätteitä vähentämällä.

– Ympäristöön liittyvät riskit sekä mahdollisuudet on kartoitettava ja hallittava.

– Tuotteiden ja palveluiden koko elinkaari on tunnistettava, joskaan tämä ei automaattisesti tarkoita elinkaariarviointia.

– Muut keskeiset muutokset liittyvät esimerkiksi viestinnän suunnitteluun ja ulkoistettujen toimintojen huomiointiin.

Linnunmaa Lexin avulla varmistat, että tiedossasi on kaikki lakisääteiset vaatimukset ja ne on asianmukaisesti arvioitu ja dokumentoitu. Lakisääteisten vaatimusten täyttäminen edesauttaa varmistamaan myös standardin vaatimat muut uudistukset: kun laki tunnetaan ja sitä noudatetaan, myös ympäristönäkökohdat tulevat huomioiduiksi kuin itsestään.

Standardipäivityksistä on kerrottu tarkemmin täällä.

Vinkkejä vaatimusten täyttämiseen

Omaa toimintaa koskevan lainsäädännön ja vaatimusten tunnistaminen, oikea tulkinta ja käytännön soveltaminen ovat hyvän liiketoiminnan perusedellytyksiä. Vastuu lainsäädännön tuntemisesta ja noudattamisesta on ankaraa: yleisesti noudatetaan ignorantia juris non excusat -periaatetta, jonka mukaan tietämättömyys lain sisällöstä ei käy tekosyyksi. Käytännön tasolla hyvä laintuntemus varmistaa ympäristön ja ihmisten kannalta turvallisen työskentelyn sekä vastuullisen yritystoiminnan.

On tärkeää muistaa, että sertifikaatti ei ole ikuinen – laadullinen tulosvastuu on yrityksen johdolla. Manuaalista työtä järjestelmien vaatimusten täyttämiseksi helpottaa asiantuntija-avun käyttäminen ja nykyaikaisten hallintatyökalujen hankkiminen. Me Linnunmaa Lexissä olemme tehneet EHQS-lakien seuraamisen ja lain vaatimuksista kärryillä pysymisen helpoksi.

Verkkosovelluksessamme tunnistamme toimintaasi koskevan EHQS-lainsäädännön ja kerromme sinulle kaikista muutoksista selkeällä suomen kielellä. Saat käyttöösi nykyaikaisen lakikirjaston, joka kulkee aina mukanasi verkossa. Voit käyttää palveluamme toiminnan arviointiin, vastuiden jakamiseen, raportointiin sekä viestintään. Toiminnan tuloksellisuutta ja toimintajärjestelmien vaatimaa jatkuvaa parantamista on helppo arvioida ja kehittää, kun dokumentointi on selkeästi ja asianmukaisesti hoidettu.

Arkea helpottaa myös ajatus, että kokonaisvaltaisen raportin tulostaminen esimerkiksi tarkastusta tai auditoijaa varten sujuu käden käänteessä. Linnunmaa Lexin avulla huolehdit myös, että sertifiointipäivitysten mukanaan tuoma dokumentointivelvoite täyttyy yrityksessäsi vaivattomasti.

Tervetuloa käyttämään Linnunmaa Lexiä! Kysy meiltä lisää verkkosivumme palveluchatissa tai tee tarjouspyyntö: https://www.linnunmaalex.fi/tarjouspyynto.

Asiantuntijoina toimivat HTM Jonna Rytkönen, YTM Tiina Juntunen sekä ympäristöjärjestelmien rakentamiseen ja päivittämiseen erikoistunut DI Reetta Hurmekoski. Mikäli tarvitset osaamista toimintajärjestelmien rakentamiseen tai päivittämiseen liittyen, tutustu sisaryhtiöömme Linnunmaahan: http://www.linnunmaa.fi/palvelut/toimintajarjestelmat.