Kuinka tehdään laadukas ja auditoijan odotukset täyttävä vaatimusten täyttymisen arviointi?

Vaatimusten täyttymisen arviointi (VTA) tarkoittaa yksinkertaisesti ilmaistuna oman toiminnan arviointia lakisääteisten ja muiden sitovien velvoitteiden näkökulmasta. Arvioinnilla selvitetään, millä tasolla velvoitteiden noudattaminen on. Tyypillisesti arviointiin velvoittaa laatu- tai ympäristöjärjestelmä: organisaatiolla on oltava käytössään menettely, joilla määräajoin arvioidaan se, kuinka hyvin vaatimukset täyttyvät omassa toiminnassa. Lisäksi arviointi tulee dokumentoida siten, että sitä on mahdollista katselmoida myös jälkikäteen. Avainsanoja ovat säännöllisyys, kattavuus, korkea laatu ja dokumentaatio.

Lue, kuinka käytät Linnunmaa Lexiä tehokkaana arviointityökaluna. Jutun lopusta löydät myös tuoreen asiakaskertomuksen arvioinnin laatimisesta.

Arvioinnin valmistelu

Ensimmäinen hankaluus on yleensä se, että keskeiset vaatimukset täytyy tunnistaa. Esimerkiksi Lex-asiakkaan lakikirjastossa on keskimäärin 3 000 – 8 000 yksittäistä lainkohtaa – varsin huikea määrä siitä huolimatta, että sisältö on jo räätälöity ja asiakkaan käytössä on vain tätä velvoittava kotimainen ja EU-lainsäädäntö. Suurimman osan näistä lainkohdista muodostavat kuitenkin määritelmä-, soveltamisala- ja hallinnolliset pykälät. Useimmiten säädöksen ensimmäiset pykälät käsittelevät vain sitä, miksi säädös on annettu ja mihin sitä sovelletaan. Loppupäässä saatetaan säätää siitä, kuka on toimivaltainen viranomainen ja mitä tapahtuu, jos lakia ei noudata. Tämän tyyppiset kohdat eivät vaadi toiminnanharjoittajan kannanottoa tai arviointia normaalissa arjessa, vaikka ne tarjoavatkin hyödyllistä lisätietoa ja täsmennyksiä lain tulkinnan avuksi.

Lakikirjastosta on siis poimittava ne kohdat, jotka velvoittavat johonkin toimintaan tai toimintatapaan. Tämä onnistuu kätevimmin Lexin VTA-työkalulla, joka suodattaa lakikirjastosta arvioitavat kohdat yhdellä klikkauksella. Samalla saat käyttöösi arviointia helpottavat arviointikysymykset. Lue lisää VTA-työkalusta täältä.

Arvioinnin valmistelua. Työturvallisuuslaista on poimittu arviointia vaativat kohdat VTA-työkalulla (tummennettu teksti). Harmaalla näkyvät kohdat eivät vaadi kommenttia. Lue lisää VTA-työkalusta täältä.

Arvioinnin suorittaminen

Arviointi suoritetaan käymällä järjestelmällisesti läpi kaikki arviointia vaativat kohdat. Näihin kohtiin kirjataan sanallinen selostus, tehdään liikennevalomerkintä ja asetetaan vastuutaho. Työskentelyssä käytetään Lexin oikeassa laidassa sijaitsevaa ”työkalulaatikkoa”, jossa on kuvakkeet eri toiminnoille.

Sanallinen arviointi kannattaa tehdä mahdollisimman tarkasti ja selkeästi. Arvioitavaan kohtaan kirjataan, kuinka asia on hoidettu, miten asiaa tarkkaillaan ja ylläpidetään, ja mistä tarvittavat asiakirjat, luvat ja ilmoitukset löytyvät. Liikennevalolla merkitään visuaalisesti, onko asia kunnossa vai vaatiiko se vielä toimenpiteitä (vihreä, keltainen, punainen).

Sekä kesken että kunnossa oleviin kohtiin tulee kirjata, mikä tilanne on; esimerkiksi pelkkä ”Kunnossa”-kuittaus ei ole riittävä. Arviointi on tarkoitettu ensisijaisesti toiminnanharjoittajan oman työskentelyn ja toiminnan kehittämisen tueksi, mutta myös auditoija arvostaa huolellista dokumentaatiota.

Alla on yksinkertainen esimerkki arvioidusta kohdasta. Käsiteltävänä on työturvallisuuslain 9 §:n mukainen työsuojelun toimintaohjelma. Pykälä on ensin suodatettu esiin VTA-työkalulla. Kommenttikentässä on vastattu arviointikysymykseen ja kirjattu lisätietoja tilanteesta. Vastuutaho on asetettu. Liikennevalo osoittaa tehtävän olevan kesken, ja herätyskelloon on merkitty aiheesta erillinen muistutus.

Arviointi tehtynä. Oikealla näkyvän sinisen ”toolboxin” kaikki kuvakkeet on käyty läpi ja merkinnät ovat paikallaan. Kirjekuorikuvakkeesta voi lisäksi halutessaan lähettää työtoverille suoran linkin ja terveiset.

Arvioitavia kohtia kertyy tyypillisesti 100–200 kappaletta, joten oikeiden kohtien löytäminen säästää aikaa oleellisesti. Arviointikysymykset helpottavat arvioinnin tekemistä ja ohjaavat huomiota oikeisiin seikkoihin.

Arvioinnin ulkoistaminen takaa korkean laadun

Arviointi on mahdollista tilata myös valmiina pakettina Lexin asiantuntijoilta. Tällöin järjestetään yhden työpäivän mittainen arviointityöpaja, ja arviointi suoritetaan yhdessä yrityksesi vastuutahojen kanssa. Yksittäinen vastuuhenkilö voi osallistua päivään oman mielenkiintonsa ja työtehtäviensä mukaan joko osittain tai kokonaan.

Arvioinnin ulkoistaminen tekee työstä tehokkaan ja kootun, ja varmistaa sen korkean laadun. Asiantuntija ohjaa työpajan ja tekee tarvittavat kirjaukset suoraan järjestelmään. Lopputuloksena syntyy valmiiksi arvioitu lakikirjasto, jossa on kaikki tarvittava dokumentaatio yhdessä paikassa.

Tilaa arviointipaketti täältä!

Haluatko suorittaa arvioinnin itse? Voit ottaa käyttöösi VTA-työkalun, jolla voit suodattaa lakikirjastosta arviointia vaativat kohdat. Lisäksi saat käyttöösi arviointikysymykset, jotka helpottavat arvioinnin tekemistä ja ohjaavat huomiosi oikeisiin seikkoihin. Tilaa työkalu täältä.

Lisätietoa arvioinnista, toimintajärjestelmän sertifioinnista ja ylläpidosta löydät Lakiuutisista: Vaatimusten täyttämisen 1-2-3 – Miksi ISO, EMAS tai OHSAS?

Mitä hyötyä ulkoistetusta arvioinnista on ollut?

EHS Specialist, maa- ja metsäkoneteollisuus

”VTA-työpaja oli hyödyllinen ja antoisa tilaisuus, jossa moneen kysymykseen ja epäselvyyteen löydettiin vastaus. Erityisesti annan arvoa Jonnan asiantuntemukselle lainsäädännöstä, joka toi varmuutta nykytilanteen arviointiin ja käytännön toteutuksen arviointiin.

Suosittelen palvelua myös muille, olen erittäin tyytyväinen.”